Os dois tópicos mais quentes na indústria de eventos em constante evolução agora são o retorno há muito esperado para eventos presenciais e eventos híbridos. Mas, como nossos anfitriões Will e Brandt disseram várias vezes, não se trata de voltar a ser como as coisas eram antes do COVID. Trata-se de abraçar as lições aprendidas ao longo do caminho e incorporá-las em nossos novos eventos. Uma das perguntas que muitas vezes recebem diz respeito à equipe de eventos híbridos, então eles decidiram compartilhar seus conhecimentos com o mundo inteiro.
Equipe de eventos híbridos: de indicadores a concierges digitais
Will e Brandt começam sua conversa sobre a equipe de eventos híbridos com o básico. “Todo mundo agora sabe como é sua equipe virtual. E todos obviamente sabiam como eram as equipes presenciais, mas quando você vai para o híbrido, não se trata apenas de esmagar os dois juntos. Existem novos desafios e novas situações que você vai encontrar em eventos híbridos, então você vai precisar de novas funções para cobrir isso ”, diz Will.
“Quando você ultrapassa um determinado número de pessoas ou quando a plataforma tem recursos suficientes, é como aumentar o hotel”, explica Brandt. “Precisamos pensar por meio de nossa equipe de eventos virtuais e híbridos também. Você não precisa necessariamente de pessoas altamente técnicas, mas o que você precisa é de pessoas que simplesmente estejam lá e fiquem de olho nas sessões de apoio, ajudando as pessoas a chegarem onde precisam ir. ”
Brandt elabora ainda mais. “Muito parecido com os eventos pessoais, você tem seus ponteiros do dedo. Então, você precisa das pessoas que realmente fazem parte de sua equipe de registro que precisam de um nível mais alto de atendimento ao cliente e que conheçam a agenda. Uma ideia fantástica que estou ouvindo as pessoas usarem é a ideia do chamado concierge digital: alguém que está oferecendo suporte no Zoom. ” Aparentemente, você nem precisa de tantos laptops para fazer isso acontecer! “O exemplo que ouvi foi uma conferência virtual com 5 mil pessoas durante três dias. Naquela época, o concierge digital atendia 10 pessoas, mas era um cobertor de segurança fantástico. As pessoas adoraram a ideia de que ele existia. ”
As equipes de suporte precisam estar sincronizadas
“Quando se trata de híbrido, é muito importante ter certeza de que suas equipes de suporte estão todas sincronizadas entre si”, acrescenta Will. “Vai haver uma equipe ajudando as pessoas no lado virtual. Mas também há alguém que responde às perguntas pessoalmente. Às vezes, são questões muito semelhantes. ”
“É uma ótima oportunidade de usar algumas das ferramentas, como Slack e Teams - software de colaboração que permite que você trabalhe em tempo real”, sugere Brandt.
Equipe técnica de eventos híbridos
Nossos experientes anfitriões passam então para o que eles mais amam falar: a parte tecnológica da equipe de eventos híbridos!
“A maioria das pessoas está acostumada a ter um engenheiro de vídeo que controla todas as tomadas da câmera”, diz Will. “Você vai ter alguém pessoalmente decidindo quais fotos vão para a tela. Mas você também precisa ter alguém que decida quais tomadas da câmera serão transmitidas ao vivo para o público virtual. No mundo do vídeo, haverá uma duplicação da equipe. Você não vai mostrar o mesmo vídeo de introdução para os dois públicos. ” Um exemplo que Will usa é não mostrar a senha do Wi-Fi para os participantes virtuais, já que eles não precisam dela. “Você pode ter um operador gráfico separado que está executando os gráficos que vão para a transmissão ao vivo.”
“O mínimo é dobrar o que quer que esteja no feed do IMAG e isso pode ser uma câmera ou uma apresentação”, concorda Brandt. “O próximo nível acima são plataformas que permitem que você tenha um ângulo de câmera e uma apresentação. Muito disso vai depender do orçamento, mas saiba que essas são compensações e recursos ”.
Operadores de câmera em eventos híbridos
“O tópico mais debatido relacionado ao vídeo é o número de operadores de câmera”, diz Will. “Antes do COVID, os clientes diriam que querem fazer apenas uma câmera e nós diríamos que eles realmente precisam fazer pelo menos duas câmeras para o público em pessoa. Agora, quando falamos de virtual, a qualidade do conteúdo e o valor da produção são muito altos. Acho que estamos no mundo onde você precisa de pelo menos três configurações de câmeras para a sua transmissão ao vivo. Estamos naquele ponto em que precisamos desse nível de valor de produção em termos de operadores de câmera. ”
Existem vários modelos de eventos híbridos , dependendo do tamanho de ambos os públicos. “No início, nosso público online provavelmente será maior do que nosso público pessoal. Portanto, certifique-se de que os participantes virtuais não sejam como cidadãos de segunda classe, porque eles são o seu público principal. Podemos mudar a configuração da nossa sala para que haja um corredor maior no meio. Além disso, a câmera pode estar mais perto do que no fundo da sala ”, diz Brandt.
“Se você só tem uma câmera, certifique-se de que seja uma foto realmente boa. Estamos acostumados a ver fotos curtas apenas da cabeça de alguém no ano passado. ” Com isso em mente, Brandt enfatiza que é importante treinar seus apresentadores adequadamente. “Você realmente tem que dizer a seus apresentadores que há muito mais pessoas atrás daquela câmera do que sentadas nesta sala. Eles têm que ficar dentro de uma caixa de seis pés. ”
Áudio em eventos híbridos
Passando para a parte de áudio da equipe de eventos híbridos, Will diz que um bom evento híbrido tem uma boa mistura de coisas. “O que fazemos com muitos de nossos eventos híbridos é misturar um pouco de ruído do público, porque isso é algo de que sentimos muita falta”.
“Eu não poderia concordar mais”, diz Brandt. “É ótimo ter um microfone para o público, só para pegar tosses e fungadas. Isso me faz sentir como se realmente fizesse parte do evento. ”
Will faz outra observação. “Se alguém está fazendo uma pergunta para o público em pessoa, você precisa ter certeza de que alguém está operando com um microfone para colocar essa pessoa em um microfone o mais rápido possível. Catchbox vai voltar. Você tem que ter certeza de capturar o áudio lá. E eu acho que o áudio é tão importante quanto o vídeo quando se trata dessas transmissões. ”
Produtores em eventos híbridos
Nem todo evento precisa de um produtor, mas como Will aponta, eles têm um papel importante em eventos híbridos. “Um equipamento importante para o produtor é o IFB, colocar algo no ouvido de alguém. Seguindo em frente, posso ver todos os apresentadores tendo um IFP, da mesma forma que um âncora de notícias de transmissão faria. Cada vez que eles sobem no palco, alguém consegue sussurrar no ouvido, dizendo para eles fazerem mais contato visual com a câmera, por exemplo. Um produtor pode falar com todos e pensar sobre o fluxo do show e como tudo funciona junto. Dessa forma, o apresentador no palco não é uma ilha isolada. ”
“Se você não pode fazer isso, a próxima melhor coisa é que os apresentadores presenciais tenham um monitor no palco”, acrescenta Brandt. “Dessa forma, os participantes podem enviar mensagens através do aplicativo para um monitor inferior. Também é muito útil dizer que eles precisam encerrar porque a sessão acabou. ”
Outra equipe de eventos híbridos
Depois de se informar sobre todas as coisas de AV, Brandt e Will encerram a lista de funcionários de eventos híbridos, cada um mencionando uma outra função.
“Existem funções adicionais para produtores técnicos”, diz Brandt. “Se você realmente tem orçamento, tem alguém que vai ser o produtor técnico na sala e outro que vai cuidar do online. E então, há alguém acima disso. O importante é que haja alguém pensando nas duas experiências, certificando-se de que tudo se misture. Hybrid é realmente tudo sobre como criar as conexões entre o público pessoal e o público online para realmente fazê-los sentir, mesmo que sejam experiências totalmente diferentes, que fazem parte do mesmo evento. ”
Por último, mas não menos importante, Will menciona o chefe de TI, uma função central para planejar um evento seguro do ponto de vista da segurança cibernética. Além disso, não podemos nos dar ao luxo de ter Internet agitada em nossos eventos híbridos! “Agora, com eventos híbridos, todos estarão em seus telefones. Você tem que ter uma internet sólida bombeando esse feed para fora do local ”, acrescenta.
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Fonte: De Brandt Krueger - 07/06/217 de junho de 2021