Pessoas cometem erros, e imprevistos acontecem em qualquer negócio – inclusive no setor de eventos. Mas o tamanho do prejuízo causado pela repercussão vai depender da gestão de crise. Se bem planejada, ela tornará as produções menos vulneráveis a possíveis problemas.

A elaboração de estratégias robustas para contornar crises ainda é um desafio para muitos gestores e empreendedores. A última Global Crisis Survey, realizada pela empresa de consultoria PWC, revelou que 95% dos líderes entrevistados admitiram que precisam melhorar suas habilidades como gestores de crise.

Há uma infinidade de problemas que podem afetar a experiência de um consumidor nos eventos. Em tempos de pandemia, são ainda mais possibilidades. Cabe ao produtor enfrentar a situação de forma estratégica e profissional. Descubra, a seguir, como elaborar um plano de gestão de crise para a sua produção.

O que é gestão de crise para eventos?

A crise é uma situação não planejada capaz de trazer danos à imagem do evento, de seus produtores, parceiros e patrocinadores. A gestão de crise, portanto, consiste em avaliar e responder ao imprevisto de modo a minimizar os prejuízos possíveis.

Crises podem durar dias ou até anos e são causadas por uma série de fatores. Quando o assunto são produções como festas, shows, conferências e palestras, as razões podem ser:

  • eventos climáticos severos como chuvas e inundações;

  • questões biológicas, como doenças e epidemias;

  • acidentes causados pela ação humana como incêndios;

  • problemas de ordem tecnológica e de segurança de dados, como vazamentos;

  • falhas de comunicação, erros na divulgação;

  • entre outros.

Seja qual for o cenário, será preciso endereçar a questão rapidamente e mover esforços para a resolução do problema. Nesse caso, o produtor não deve esperar a poeira baixar para agir. O melhor caminho é reunir os profissionais envolvidos e colocar em prática um plano de ação elaborado previamente.

A gestão de crise faz parte das ações de relações públicas do negócio e, assim, tem interface com a área de comunicação. No caso de eventos presenciais, os profissionais de atendimento in loco também podem ser acionados. Já nos eventos online, desenvolvedores ou equipes de TI podem ser direcionados à resolução do problema.

Como fazer a gestão de crises em eventos

Em seu dia a dia, o produtor de eventos pensa em cada detalhe para que tudo dê certo na hora H. Por que não incluir eventuais imprevistos nesse planejamento?

Para contornar uma crise de forma eficaz e, ainda obter aprendizados a partir do episódio, é fundamental construir um plano de gerenciamento de crise, designar um profissional ou um time para responder ao imprevisto, e trabalhar em um projeto de recuperação para o evento e seus produtores.

Saiba mais sobre cada uma dessas etapas:

Plano de gerenciamento de crise

Um bom plano de ação para a gestão de uma crise precisa antecipar os problemas que podem afetar o bom andamento de um evento e propor soluções.

Por isso, o primeiro passo é mapear possíveis cenários de crise com base em experiências prévias do produtor e de outros players do mercado.

No plano, será preciso definir a forma com que a produção será monitorada para que uma potencial situação de crise seja identificada precocemente.

Em seguida, vem a estratégia de contingência, quando serão definidos protocolos e táticas para endereçar o problema e mitigar os riscos.

Nessa etapa, o produtor deve incluir práticas como:

  • a definição de porta-voz que falará em nome da produção do evento;

  • uma estratégia de postagem nas redes sociais e redação de nota à imprensa, se necessário;

  • uma lista de contatos emergenciais com fornecedores, responsáveis pelo espaço do evento etc.

Lembre-se: nem todo problema na produção vai desencadear uma crise. As situações críticas são aquelas cuja repercussão pode trazer um impacto negativo significativo para a imagem da produção.

Comitê de gestão de crise

Que tal montar um comitê responsável por diagnosticar uma situação crítica e enfrentá-la? Situações de crise podem ser caóticas, deixando os envolvidos confusos em relação ao papel que devem desempenhar.

Para compor o comitê, é importante definir um gestor, porta-vozes e até envolver equipes de segurança e especialistas jurídicos ou técnicos, dependendo da natureza do problema e do próprio evento.

Em uma produção presencial, por exemplo, é fundamental garantir que membros dessa equipe estejam no local do evento. Quando o encontro se dá no ambiente online, é preciso que o comitê esteja preparado para lidar com questões relacionadas à transmissão e aos equipamentos.

Projeto de recuperação

Nem todas as crises são evitáveis e, por isso, os produtores de eventos precisam aprender a extrair lições valiosas dos acontecimentos inesperados. A melhor forma de fazer isso é por meio de um projeto de recuperação elaborado previamente e alinhado ao plano de gestão de crise.

Passada a crise, o produtor deve extrair e agrupar os dados obtidos para analisar e gerar insights para o negócio. Uma boa pedida é organizá-los em relatórios e dashboards para melhor visualização. Também é fundamental atualizar o plano de ação com os aprendizados da última experiência.

Qual é o papel do produtor de eventos na gestão de crise

O organizador é o responsável por criar experiências memoráveis para os participantes de um evento. Portanto, na gestão da crise, ele trabalha para que eles vivam bons momentos apesar do imprevisto.

No setor, o tempo é um fator agravante: muitas vezes, é preciso agir enquanto a produção acontece para não deixar que o participante deixe o local ou feche a tela do computador insatisfeito. Por isso, é importante que o produtor acompanhe de perto o andamento do evento e esteja preparado para agir, acionando fornecedores e outros parceiros se necessário.

O organizador é o maior interessado na preservação de sua imagem e a de sua produção. E, por isso, ele será uma figura estratégica na comunicação de crise. Partirá dele as mensagens-chave que serão difundidas

Como gestor da produção, esse profissional também deve treinar a equipe para responder adequadamente às situações de crise com base no plano de ação e comunicação desenhado. Um time alinhado tem mais chances de emergir e se recuperar de uma crise.

Aprendendo com a gestão de crise

Neste texto, o produtor de eventos pôde perceber que a gestão de crise é um trabalho contínuo de preparação para eventuais problemas e de recuperação, caso os imprevistos aconteçam de fato. Trata-se ainda de uma estratégia robusta, que precisa contemplar ações em tempo real e no pós-evento também.

Ainda que difícil, enfrentar uma crise pode ser uma experiência enriquecedora para muitas empresas. De acordo com o último estudo sobre crises da PWC, 20% dos entrevistados disseram que a crise teve um impacto positivo na organização. Isso significa que, com preparação e planejamento, é possível extrair lições valiosas desse tipo de episódio.

Fonte: Alice Sá - Sympla

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  • Caroline Todeschini

Os dois tópicos mais quentes na indústria de eventos em constante evolução agora são o retorno há muito esperado para eventos presenciais e eventos híbridos. Mas, como nossos anfitriões Will e Brandt disseram várias vezes, não se trata de voltar a ser como as coisas eram antes do COVID. Trata-se de abraçar as lições aprendidas ao longo do caminho e incorporá-las em nossos novos eventos. Uma das perguntas que muitas vezes recebem diz respeito à equipe de eventos híbridos, então eles decidiram compartilhar seus conhecimentos com o mundo inteiro.

Equipe de eventos híbridos: de indicadores a concierges digitais

Will e Brandt começam sua conversa sobre a equipe de eventos híbridos com o básico. “Todo mundo agora sabe como é sua equipe virtual. E todos obviamente sabiam como eram as equipes presenciais, mas quando você vai para o híbrido, não se trata apenas de esmagar os dois juntos. Existem novos desafios e novas situações que você vai encontrar em eventos híbridos, então você vai precisar de novas funções para cobrir isso ”, diz Will.

“Quando você ultrapassa um determinado número de pessoas ou quando a plataforma tem recursos suficientes, é como aumentar o hotel”, explica Brandt. “Precisamos pensar por meio de nossa equipe de eventos virtuais e híbridos também. Você não precisa necessariamente de pessoas altamente técnicas, mas o que você precisa é de pessoas que simplesmente estejam lá e fiquem de olho nas sessões de apoio, ajudando as pessoas a chegarem onde precisam ir. ”

Brandt elabora ainda mais. “Muito parecido com os eventos pessoais, você tem seus ponteiros do dedo. Então, você precisa das pessoas que realmente fazem parte de sua equipe de registro que precisam de um nível mais alto de atendimento ao cliente e que conheçam a agenda. Uma ideia fantástica que estou ouvindo as pessoas usarem é a ideia do chamado concierge digital: alguém que está oferecendo suporte no Zoom. ” Aparentemente, você nem precisa de tantos laptops para fazer isso acontecer! “O exemplo que ouvi foi uma conferência virtual com 5 mil pessoas durante três dias. Naquela época, o concierge digital atendia 10 pessoas, mas era um cobertor de segurança fantástico. As pessoas adoraram a ideia de que ele existia. ”

As equipes de suporte precisam estar sincronizadas

“Quando se trata de híbrido, é muito importante ter certeza de que suas equipes de suporte estão todas sincronizadas entre si”, acrescenta Will. “Vai haver uma equipe ajudando as pessoas no lado virtual. Mas também há alguém que responde às perguntas pessoalmente. Às vezes, são questões muito semelhantes. ”

“É uma ótima oportunidade de usar algumas das ferramentas, como Slack e Teams - software de colaboração que permite que você trabalhe em tempo real”, sugere Brandt.


Equipe técnica de eventos híbridos

Nossos experientes anfitriões passam então para o que eles mais amam falar: a parte tecnológica da equipe de eventos híbridos!

“A maioria das pessoas está acostumada a ter um engenheiro de vídeo que controla todas as tomadas da câmera”, diz Will. “Você vai ter alguém pessoalmente decidindo quais fotos vão para a tela. Mas você também precisa ter alguém que decida quais tomadas da câmera serão transmitidas ao vivo para o público virtual. No mundo do vídeo, haverá uma duplicação da equipe. Você não vai mostrar o mesmo vídeo de introdução para os dois públicos. ” Um exemplo que Will usa é não mostrar a senha do Wi-Fi para os participantes virtuais, já que eles não precisam dela. “Você pode ter um operador gráfico separado que está executando os gráficos que vão para a transmissão ao vivo.”

“O mínimo é dobrar o que quer que esteja no feed do IMAG e isso pode ser uma câmera ou uma apresentação”, concorda Brandt. “O próximo nível acima são plataformas que permitem que você tenha um ângulo de câmera e uma apresentação. Muito disso vai depender do orçamento, mas saiba que essas são compensações e recursos ”.


Operadores de câmera em eventos híbridos

“O tópico mais debatido relacionado ao vídeo é o número de operadores de câmera”, diz Will. “Antes do COVID, os clientes diriam que querem fazer apenas uma câmera e nós diríamos que eles realmente precisam fazer pelo menos duas câmeras para o público em pessoa. Agora, quando falamos de virtual, a qualidade do conteúdo e o valor da produção são muito altos. Acho que estamos no mundo onde você precisa de pelo menos três configurações de câmeras para a sua transmissão ao vivo. Estamos naquele ponto em que precisamos desse nível de valor de produção em termos de operadores de câmera. ”

Existem vários modelos de eventos híbridos , dependendo do tamanho de ambos os públicos. “No início, nosso público online provavelmente será maior do que nosso público pessoal. Portanto, certifique-se de que os participantes virtuais não sejam como cidadãos de segunda classe, porque eles são o seu público principal. Podemos mudar a configuração da nossa sala para que haja um corredor maior no meio. Além disso, a câmera pode estar mais perto do que no fundo da sala ”, diz Brandt.

“Se você só tem uma câmera, certifique-se de que seja uma foto realmente boa. Estamos acostumados a ver fotos curtas apenas da cabeça de alguém no ano passado. ” Com isso em mente, Brandt enfatiza que é importante treinar seus apresentadores adequadamente. “Você realmente tem que dizer a seus apresentadores que há muito mais pessoas atrás daquela câmera do que sentadas nesta sala. Eles têm que ficar dentro de uma caixa de seis pés. ”

Áudio em eventos híbridos

Passando para a parte de áudio da equipe de eventos híbridos, Will diz que um bom evento híbrido tem uma boa mistura de coisas. “O que fazemos com muitos de nossos eventos híbridos é misturar um pouco de ruído do público, porque isso é algo de que sentimos muita falta”.

“Eu não poderia concordar mais”, diz Brandt. “É ótimo ter um microfone para o público, só para pegar tosses e fungadas. Isso me faz sentir como se realmente fizesse parte do evento. ”

Will faz outra observação. “Se alguém está fazendo uma pergunta para o público em pessoa, você precisa ter certeza de que alguém está operando com um microfone para colocar essa pessoa em um microfone o mais rápido possível. Catchbox vai voltar. Você tem que ter certeza de capturar o áudio lá. E eu acho que o áudio é tão importante quanto o vídeo quando se trata dessas transmissões. ”

Produtores em eventos híbridos

Nem todo evento precisa de um produtor, mas como Will aponta, eles têm um papel importante em eventos híbridos. “Um equipamento importante para o produtor é o IFB, colocar algo no ouvido de alguém. Seguindo em frente, posso ver todos os apresentadores tendo um IFP, da mesma forma que um âncora de notícias de transmissão faria. Cada vez que eles sobem no palco, alguém consegue sussurrar no ouvido, dizendo para eles fazerem mais contato visual com a câmera, por exemplo. Um produtor pode falar com todos e pensar sobre o fluxo do show e como tudo funciona junto. Dessa forma, o apresentador no palco não é uma ilha isolada. ”

“Se você não pode fazer isso, a próxima melhor coisa é que os apresentadores presenciais tenham um monitor no palco”, acrescenta Brandt. “Dessa forma, os participantes podem enviar mensagens através do aplicativo para um monitor inferior. Também é muito útil dizer que eles precisam encerrar porque a sessão acabou. ”


Outra equipe de eventos híbridos

Depois de se informar sobre todas as coisas de AV, Brandt e Will encerram a lista de funcionários de eventos híbridos, cada um mencionando uma outra função.

“Existem funções adicionais para produtores técnicos”, diz Brandt. “Se você realmente tem orçamento, tem alguém que vai ser o produtor técnico na sala e outro que vai cuidar do online. E então, há alguém acima disso. O importante é que haja alguém pensando nas duas experiências, certificando-se de que tudo se misture. Hybrid é realmente tudo sobre como criar as conexões entre o público pessoal e o público online para realmente fazê-los sentir, mesmo que sejam experiências totalmente diferentes, que fazem parte do mesmo evento. ”

Por último, mas não menos importante, Will menciona o chefe de TI, uma função central para planejar um evento seguro do ponto de vista da segurança cibernética. Além disso, não podemos nos dar ao luxo de ter Internet agitada em nossos eventos híbridos! “Agora, com eventos híbridos, todos estarão em seus telefones. Você tem que ter uma internet sólida bombeando esse feed para fora do local ”, acrescenta.





Evento Híbrido ADRH - Webinar Leis trabalhistas x pandemia

Evento Híbrido - Live Dia do Vinho


Fonte: De Brandt Krueger - 07/06/217 de junho de 2021

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  • Caroline Todeschini

Realidade imposta em 2020, eventos virtuais atraem público e orçamento das empresas


Em uma pesquisa realizada com 200 organizadores de eventos B2B no Brasil, o LinkedIn constatou que os eventos virtuais vieram para ficar, não só pela impossibilidade de realizá-los ainda este ano, mas também por representarem um produto com maior ROI e retorno positivo do público.


O estudo “Eventos virtuais: uma nova realidade” projeta que este ano, os eventos virtuais vão dobrar em quantidade. Dos entrevistados, 83% diz que continuará organizando tais ações nos próximos doze meses ou mais. Em 2020, 85% realizaram webinars, palestras e demais formatos de eventos virtuais. O número de organizadores com foco apenas em eventos virtuais aumentou oito vezes. O estudo será apresentado pelo LinkedIn nesta segunda-feira, 8, primeiro dia do CMO Summit.


Cerca de 93% acredita que eles devem continuar a acontecer no futuro, 85% quer organizar eventos híbridos no futuro e 84% mudou seu conceito de “evento de sucesso”. Mesmo com a volta à normalidade, 26,5% dos eventos serão híbridos (presenciais, mas com streaming virtual).


Esse envolvimento do mercado tem justificativas práticas e orçamentárias. Cerca de 90% afirma que tal empreendimento trouxe oportunidades inexistentes no formato presencial. O ROI se mostrou maior do que os eventos físicos para 79% dos entrevistados.

Houve, também, realocação do investimento. Dos organizadores, 56% teve corte no orçamento e 42% acredita que os eventos virtuais estão sendo realizados de forma mais econômica. O que restou do orçamento foi destinado, em maior parte, para a qualidade do conteúdo e investimento publicitário. Cerca de 54% priorizou o orçamento restante no desenvolvimento de conteúdo.


De acordo com o relatório, conteúdo e a publicidade continuam dominando em termos de priorização da alocação de tempo e recursos. Em 2021, 12% do orçamento será destinado à táticas de marketing digital para promoção de eventos em 2021. O investimento em marketing será distribuído em: mídia digital em redes sociais (26,5%), mídias tradicionais (20%), marketing digital em buscadores (16%), eventos virtuais (12,5%), marketing digital em vídeos e dispositivos móveis (12%), eventos físicos (8%), e demais custos como pesquisa, deslocamento e administração (5%).


Na realização dos eventos, os organizadores esperam que a experiência crie engajamento entre o público (37%) e agregue credibilidade (32%). Dos entrevistados, 22% prioriza a relevância para o público como uma métrica fundamental para o sucesso.

Para o público, o modelo online também tem repercussão positiva. De acordo com o LinkedIn, a maioria dos profissionais do Brasil preferem eventos virtuais porque, assim, não são afetados pela pandemia, o formato tem bom custo-benefício e leva o conteúdo a um público mais amplo.



Fonte: Site Meio&Mensagem

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