• Caroline Todeschini

Como os organizadores de eventos podem aproveitar com sucesso os estúdios de eventos virtuais

Para facilitar eventos virtuais e híbridos durante a pandemia, centros de convenções em todo o mundo começaram a construir estúdios de eventos virtuais completos - mas os planejadores ainda precisam considerar as habilidades necessárias para usá-los.


Embora muitos centros de convenções tenham sido convertidos em hospitais para ajudar na crise de saúde pública, eles agora estão se voltando para estúdios de eventos virtuais sofisticados como uma forma de voltar aos negócios.

Os estúdios fornecem a configuração necessária para a transmissão de eventos virtuais de alta qualidade e bem produzidos, e muitos também incluem uma pequena capacidade para participantes presenciais. No entanto, embora esses estúdios forneçam um serviço valioso para os profissionais de eventos durante um grande período de transição na indústria, eles não são uma bala de prata.

De acordo com uma pesquisa recente do EventMB , mais da metade dos planejadores (58,1 por cento) se sente desconfortável com a tecnologia de eventos virtuais. Combine isso com as habilidades necessárias para orquestrar transmissões que se comparem com o que o público doméstico está acostumado, e fica claro que os planejadores de eventos precisarão de suporte.

Aproveitar esses novos estúdios de eventos virtuais e híbridos para executar eventos virtuais profissionais envolve, portanto, escolher e trabalhar com os parceiros certos.

Os perigos da produção de eventos virtuais DIY

Decidir usar um estúdio de evento virtual para um evento online ou híbrido é certamente um passo na direção certa, mas o resultado pode ser estranho se profissionais não forem contratados para apoiar a produção.

Para a maioria dos planejadores, eventos virtuais já representam um desafio, e tentar gerenciar de forma independente sua produção em estúdios desconhecidos e de alta tecnologia adiciona mais desafios logísticos e uma curva de aprendizado muito mais íngreme.

Além disso, eventos mal executados podem ter consequências negativas de longo alcance. Uma vez que o alto valor de produção é um dos recursos mais importantes para envolver os participantes virtuais, o fracasso em conseguir isso levará a uma fadiga exacerbada do Zoom e participantes desinteressados.

De acordo com a pesquisa mais recente do setor da EventMB, 66% dos profissionais de eventos disseram que aumentar a concorrência é um desafio substancial . Em um mercado de eventos virtuais com baixa barreira de entrada, o valor da produção é um fator chave para diferenciar um evento. Por outro lado, deixar de investir na produção pode levar a uma exposição negativa da marca e pode afetar as taxas de retorno dos participantes para eventos futuros.

Negligenciar o investimento na produção do seu evento virtual pode, portanto, prejudicar o sucesso contínuo da marca do seu evento, especialmente se esta for a primeira impressão do seu público sobre a sua experiência virtual. Com isso em mente, veja como levar os recursos oferecidos por esses estúdios para o próximo nível.

Como aproveitar ao máximo os estúdios virtuais

Prepare-se para uma curva de aprendizado

Sobreviver a 2020 implicou em uma curva de aprendizado acentuada para muitos profissionais de eventos. Em março, aqueles que conseguiram se manter competitivos tiveram que aprender tecnologia de eventos virtuais e estratégias para engajamento virtual. Avançando para 2021, os planejadores precisarão dar um passo adiante e desenvolver novas habilidades na organização de transmissões de TV.

Isso não quer dizer que você precise aprender a produzir todo o evento sozinho, mas significa se tornar familiar e confortável o suficiente no espaço para ter conversas inteligentes com locais, fornecedores e parceiros sobre o que é possível e realista considerando seu orçamento.

Procure locais que ofereçam suporte à produção

Embora muitos estúdios não tenham produção própria ou equipes de design, alguns vêm. Se isso é algo de que você precisa e não tem seu próprio antivírus interno ou um parceiro de confiança com quem trabalhará, é uma boa ideia pesquisar locais que possam oferecer esse suporte. Deixe essa necessidade clara desde o início, incluindo-a em sua RFP para permitir que os locais em potencial saibam que obter o seu negócio depende de fornecer as ferramentas de que você precisa para aproveitá-lo ao máximo.

Encontre os parceiros de áudio e vídeo certos

Se você decidir por um local que não pode fornecer suporte técnico, procure empresas de AV que também têm direcionado seus serviços para se concentrar mais em eventos virtuais ou empresas de produção especializadas que podem dar uma mão.

Executar uma produção no nível da TV para alimentar uma experiência virtual é muito diferente de produzir um evento ao vivo, que é onde seu conhecimento recém-adquirido será útil para fornecedores veterinários. Também é uma boa ideia ter alguém na equipe que conheça pelo menos os princípios básicos de segurança cibernética e como proteger seu evento.

Outra coisa a ter em mente é que, se você estiver organizando um evento híbrido, pode precisar de ainda mais mãos no deck. Durante nosso evento virtual Hybrid Revolution Summit , Wallace L. Johnson, diretor administrativo da WLJ Consulting, mencionou que, ao trabalhar em eventos híbridos, será fundamental para os planejadores trabalharem com produtores separados para os ambientes ao vivo e virtual.

Prepare-se para terceirizar conjuntos de habilidades ausentes

Você pode estar acostumado a lidar com provedores de antivírus e fornecedores locais de WiFi, mas quando estiver competindo com o conteúdo online que seu público tem consumido durante a pandemia, você precisará de outras habilidades que provavelmente nunca considerou para trazer sua narrativa Um jogo.

Por exemplo, ao transformar o evento anual MozCon em virtual, Christina Mautz, CMO da Moz, convocou seu parceiro AV para ajudar sua equipe a gerenciar a direção de arte e design digital de seu evento virtual. Outras habilidades necessárias podem incluir storyboard, produção, ritmo e direção. Se você não tem experiência nessas áreas, também deve considerar encontrar parceiros que possam fornecer essas habilidades.

Além disso, um host virtual ou MC pode impulsionar ainda mais o envolvimento para eventos digitais e, se você estiver planejando um evento híbrido, também deve considerar ter hosts separados para o público presencial e virtual. O MC virtual terá que lidar com a condução da energia e do envolvimento sem o benefício de qualquer reciprocidade ou reconhecimento de uma audiência ao vivo.

Integre sua plataforma virtual

Quer você esteja organizando um evento totalmente virtual ou híbrido, sua plataforma de evento virtual pode ser um parceiro importante para elevar a produção de seu evento e fazer uso de um estúdio.

Por exemplo, nem todas as plataformas podem incorporar uma transmissão ao vivo de um estúdio ou produtora, o que deve eliminá-las como opções. Para aqueles que têm esse recurso, lembre-se de que você está projetando uma experiência virtual distinta e considere como o fluxo de entrada é tratado pela plataforma.

Facilita a interação e o envolvimento em torno do fluxo? Ele pode transmitir o fluxo diretamente ou precisa passar por outra plataforma como o Streamyard, o que pode afetar a latência?

O provedor de tecnologia de eventos virtuais com o qual você está trabalhando também pode oferecer suporte de produção, portanto, vale a pena perguntar se eles podem ajudá-lo a usar o estúdio ou se podem recomendar um parceiro. De qualquer forma, você precisa ter certeza de que a plataforma que você decidir usar funcionará bem com o estúdio de produção.

EM CONCLUSÃO

Os locais de eventos virtuais são mais um exemplo da adaptação da indústria a um novo normal e serão um grande trunfo para planejadores que procuram planejar eventos virtuais e híbridos nos próximos meses - e potencialmente muito além disso.

Ao entender onde eles precisam de suporte e fazer parceria com fornecedores, como equipes de Audio e Vídeo que trazem a experiência necessária para a mesa, os planejadores estarão mais bem posicionados para criar experiências virtuais altamente produzidas e envolventes.


POR VICTORIA COPANS 20 de novembro de 2020

Estúdio da Avaliação Nacional de Vinhos - Novembro/20

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