Desafios na organização de eventos corporativos

Organizar um evento pode ser uma tarefa desafiadora, que requer planejamento cuidadoso e atenção aos detalhes. Listamos alguns dos desafios comuns enfrentados por nós, organizadores de eventos:

1. Orçamento limitado: Um dos desafios mais comuns é a restrição de recursos financeiros. É preciso equilibrar os custos com as expectativas e garantir que o evento seja viável dentro do orçamento disponível.
   

2. Logística complexa: Eventos envolvem muitos detalhes logísticos, como local, transporte, alimentação, equipamentos audiovisuais, entre outros. Coordenar todos esses aspectos pode ser desafiador, especialmente em eventos de grande porte.
   

3. Prazos apertados: Muitas vezes, os organizadores têm prazos apertados para planejar e executar o evento. Isso pode aumentar a pressão e a necessidade de gerenciar o tempo de forma eficaz.
   

4. Coordenação de equipes: Organizar um evento corporativo geralmente requer trabalho em equipe e coordenação entre diferentes departamentos e fornecedores. Garantir que todos estejam alinhados e trabalhando juntos pode ser um desafio.
   

5. Comunicação eficaz: Garantir que todas as partes interessadas estejam bem informadas e alinhadas é fundamental para o sucesso do evento. Isso inclui fornecedores, palestrantes, patrocinadores e participantes.
   

6. Gerenciamento de riscos: Eventos estão sujeitos a diversos riscos, como problemas técnicos, condições climáticas adversas e cancelamentos de última hora. É importante identificar esses riscos e desenvolver planos de contingência adequados.
   

7. Engajamento do público: Atrair e manter o interesse do público-alvo pode ser um desafio, especialmente em eventos recorrentes que precisam inovar e oferecer experiências relevantes. Essa é uma grande, se não a principal, preocupação daqueles que estão à frente de algum evento. Conteúdo, networking, espaços, programação… tudo está relacionado à experiência dos participantes. A memória de todos nós guarda aquilo que valeu a pena participar, e é isso que queremos oferecer, essa lembrança inesquecível para o participante! Utilizar a tecnologia para proporcionar a melhor experiência é uma grande tendência e necessidade do mercado. Tudo que o participante possa ver, tocar e experimentar contribui para uma melhor experiência. Então vale a pena conhecer melhor o comportamento do seu público para que no fim do evento tenha a certeza de que sim, conseguiu superar mais esse desafio.
   

8. Avaliação de resultados: Após o evento, é importante avaliar seu sucesso e identificar áreas de melhoria. Isso requer análise de dados, feedback dos participantes e revisão dos objetivos iniciais.

Depois de passar por todos esses pontos, o que fica de aprendizado é: não se esqueça de analisar e avaliar cada um dos principais desafios de eventos e se o que você está planejando condiz com a proposta de valor para superá-los.

Superar esses desafios requer habilidades de organização, planejamento e trabalho em equipe. Com a abordagem certa, é possível realizar eventos corporativos bem sucedidos que atendam às expectativas da empresa e dos participantes. Ressaltando a importância que a realização de um evento seja feita por um profissional/empresa de relações públicas capacitado

5 áreas da Empresa para Mapear e Evitar uma Crise de Reputação

Descubra 5 áreas da sua empresa que necessitam de uma atenção especial e evite Crises de Reputação.

Gestores precisam ter ciência das exposições ou ameaças a qual estão sujeitos, realizar um mapeamento de risco e pensar em ações estratégicas de mitigação e acompanhamento.

A análise desses riscos permite a identificação de possíveis problemas da empresa ou do mercado em que ela atua para que a companhia esteja preparada para formular respostas ou já pensar em soluções que tragam todos os recursos certos que permitam uma boa percepção da marca frente à sociedade, comunidade, colaboradores, stakeholders e clientes.

É muito importante que a empresa tenha ciência das exposições ou ameaças a qual está sujeita, ou seja, realizar um mapeamento de risco, que é o processo pelo qual gestores identificam os principais riscos para que assim consigam pensar em ações estratégicas de mitigação ou acompanhamento.

SÃO NECESSÁRIOS ANOS PARA CONSTRUIR UMA REPUTAÇÃO E POUCOS SEGUNDOS PARA DESTRUÍ-LA

Vivemos uma era em que a transformação digital ampliou o alcance e a exposição das marcas, empresas e até de personalidades, tanto para seus stakeholders quanto para o público em geral, que, mesmo sem contato direto com os seus produtos ou serviços, pode ter grande impacto para a gestão do risco reputacional.

Existe um consenso no mundo da comunicação que diz: “são necessários anos para construir uma reputação e poucos segundos para destruí-la”. Isso se torna ainda mais real no momento hiper conectado em que vivemos, no qual os stakeholders têm sua própria voz, principalmente por conta das redes sociais.

Considerando que a reputação é a forma como uma empresa é vista no mercado e na sociedade, ela precisa ser preservada de todas as formas, blindando a companhia com cuidados e ferramentas adequadas.

COMO LIDAR COM UMA CRISE DE REPUTAÇÃO?

Todos sabem a importância de ter uma boa reputação, mas poucos imaginam que a imagem da empresa não depende apenas de atuações internas como bons produtos e serviços, controle de qualidade, uma boa gestão). A reputação de organização vai muito além e está diretamente ligada a relacionamentos internos, com fornecedores, prestadores de serviço, comunidade e, consequentemente, ao mercado em que atua, pois qualquer crise de imagem estabelecida pode impactar em seu valor de mercado, o que é bastante perigoso, principalmente para companhias de capital aberto.

Com isso, trago hoje cinco áreas da sua empresa que é preciso mapear para evitar uma crise de reputação:

ÉTICA E INTEGRIDADE

A crise de reputação por ética é a mesma que acontece em escândalos políticos, fraudes, corrupção etc. Esse é um risco que atinge enormes proporções prejudicando não só a marca em si, mas muitas vezes membros da organização como presidentes, sócios e acionistas. Nem sempre é possível prever uma crise de ética, mas é preciso deixar no radar, estar alinhado com o departamento de compliance e, se possível, realizar auditorias com certa frequência.

PRODUTOS E SERVIÇOS

Alguma falha na produção ou em processos internos pode gerar consequências à saúde de consumidores e até do meio ambiente. É importante mapear se as fiscalizações estão sendo suficientes e adequadas.

SEGURANÇA

Todas as empresas, independentemente do segmento, armazenam e movimenta dados de clientes, fornecedores e comunidades, incluindo informações pessoais e financeiras. É importante garantir que não exista vulnerabilidade para vazamento de dados, seja no ambiente físico ou digital.

SOCIAL

A área social de uma empresa diz respeito à sua relação com o externo, ou seja, a inserção dessa marca na sociedade. É preciso atenção em como a companhia se posiciona, por mais que não haja uma interação direta com consumidores, nem por produtos e nem por serviços.

POSICIONAMENTO

Pautas como equidade, diversidade, representatividade e inclusão estão, cada vez mais, ganhando força quando se diz respeito à reputação. A forma como a sua empresa se posiciona em relação a esses e outros diversos temas, é muito importante. E mais, é necessário cautela não só na comunicação interna e externa, mas também nas declarações feitas por colaboradores, porta-vozes etc.

Estar preparado para o que pode acontecer é sempre a melhor e mais valiosa dica. Crises podem acontecer quando menos se espera e, por isso, prevenir e identificar possíveis riscos é fundamental.

FONTE: Lori Moscatelli Executiva de Atendimento do Núcleo de #RP do Grupo Trama Reputale.

Gestão de crise em eventos: como contornar problemas em qualquer produção

Pessoas cometem erros, e imprevistos acontecem em qualquer negócio – inclusive no setor de eventos. Mas o tamanho do prejuízo causado pela repercussão vai depender da gestão de crise. Se bem planejada, ela tornará as produções menos vulneráveis a possíveis problemas.

A elaboração de estratégias robustas para contornar crises ainda é um desafio para muitos gestores e empreendedores. A última Global Crisis Survey, realizada pela empresa de consultoria PWC, revelou que 95% dos líderes entrevistados admitiram que precisam melhorar suas habilidades como gestores de crise.

Há uma infinidade de problemas que podem afetar a experiência de um consumidor nos eventos. Em tempos de pandemia, são ainda mais possibilidades. Cabe ao produtor enfrentar a situação de forma estratégica e profissional. Descubra, a seguir, como elaborar um plano de gestão de crise para a sua produção.

O que é gestão de crise para eventos?

A crise é uma situação não planejada capaz de trazer danos à imagem do evento, de seus produtores, parceiros e patrocinadores. A gestão de crise, portanto, consiste em avaliar e responder ao imprevisto de modo a minimizar os prejuízos possíveis.

Crises podem durar dias ou até anos e são causadas por uma série de fatores. Quando o assunto são produções como festas, shows, conferências e palestras, as razões podem ser:

• eventos climáticos severos como chuvas e inundações;

• questões biológicas, como doenças e epidemias;

• acidentes causados pela ação humana como incêndios;

• problemas de ordem tecnológica e de segurança de dados, como vazamentos;

• falhas de comunicação, erros na divulgação;

• entre outros.

Seja qual for o cenário, será preciso endereçar a questão rapidamente e mover esforços para a resolução do problema. Nesse caso, o produtor não deve esperar a poeira baixar para agir. O melhor caminho é reunir os profissionais envolvidos e colocar em prática um plano de ação elaborado previamente.

A gestão de crise faz parte das ações de relações públicas do negócio e, assim, tem interface com a área de comunicação. No caso de eventos presenciais, os profissionais de atendimento in loco também podem ser acionados. Já nos eventos online, desenvolvedores ou equipes de TI podem ser direcionados à resolução do problema.

Como fazer a gestão de crises em eventos

Em seu dia a dia, o produtor de eventos pensa em cada detalhe para que tudo dê certo na hora H. Por que não incluir eventuais imprevistos nesse planejamento?

Para contornar uma crise de forma eficaz e, ainda obter aprendizados a partir do episódio, é fundamental construir um plano de gerenciamento de crise, designar um profissional ou um time para responder ao imprevisto, e trabalhar em um projeto de recuperação para o evento e seus produtores.

Saiba mais sobre cada uma dessas etapas:

Plano de gerenciamento de crise

Um bom plano de ação para a gestão de uma crise precisa antecipar os problemas que podem afetar o bom andamento de um evento e propor soluções.

Por isso, o primeiro passo é mapear possíveis cenários de crise com base em experiências prévias do produtor e de outros players do mercado.

No plano, será preciso definir a forma com que a produção será monitorada para que uma potencial situação de crise seja identificada precocemente.

Em seguida, vem a estratégia de contingência, quando serão definidos protocolos e táticas para endereçar o problema e mitigar os riscos.

Nessa etapa, o produtor deve incluir práticas como:

• a definição de porta-voz que falará em nome da produção do evento;

• uma estratégia de postagem nas redes sociais e redação de nota à imprensa, se necessário;

• uma lista de contatos emergenciais com fornecedores, responsáveis pelo espaço do evento etc.

Lembre-se: nem todo problema na produção vai desencadear uma crise. As situações críticas são aquelas cuja repercussão pode trazer um impacto negativo significativo para a imagem da produção.

Comitê de gestão de crise

Que tal montar um comitê responsável por diagnosticar uma situação crítica e enfrentá-la? Situações de crise podem ser caóticas, deixando os envolvidos confusos em relação ao papel que devem desempenhar.

Para compor o comitê, é importante definir um gestor, porta-vozes e até envolver equipes de segurança e especialistas jurídicos ou técnicos, dependendo da natureza do problema e do próprio evento.

Em uma produção presencial, por exemplo, é fundamental garantir que membros dessa equipe estejam no local do evento. Quando o encontro se dá no ambiente online, é preciso que o comitê esteja preparado para lidar com questões relacionadas à transmissão e aos equipamentos.

Projeto de recuperação

Nem todas as crises são evitáveis e, por isso, os produtores de eventos precisam aprender a extrair lições valiosas dos acontecimentos inesperados. A melhor forma de fazer isso é por meio de um projeto de recuperação elaborado previamente e alinhado ao plano de gestão de crise.

Passada a crise, o produtor deve extrair e agrupar os dados obtidos para analisar e gerar insights para o negócio. Uma boa pedida é organizá-los em relatórios e dashboards para melhor visualização. Também é fundamental atualizar o plano de ação com os aprendizados da última experiência.

Qual é o papel do produtor de eventos na gestão de crise

O organizador é o responsável por criar experiências memoráveis para os participantes de um evento. Portanto, na gestão da crise, ele trabalha para que eles vivam bons momentos apesar do imprevisto.

No setor, o tempo é um fator agravante: muitas vezes, é preciso agir enquanto a produção acontece para não deixar que o participante deixe o local ou feche a tela do computador insatisfeito. Por isso, é importante que o produtor acompanhe de perto o andamento do evento e esteja preparado para agir, acionando fornecedores e outros parceiros se necessário.

O organizador é o maior interessado na preservação de sua imagem e a de sua produção. E, por isso, ele será uma figura estratégica na comunicação de crise. Partirá dele as mensagens-chave que serão difundidas

Como gestor da produção, esse profissional também deve treinar a equipe para responder adequadamente às situações de crise com base no plano de ação e comunicação desenhado. Um time alinhado tem mais chances de emergir e se recuperar de uma crise.

Aprendendo com a gestão de crise

Neste texto, o produtor de eventos pôde perceber que a gestão de crise é um trabalho contínuo de preparação para eventuais problemas e de recuperação, caso os imprevistos aconteçam de fato. Trata-se ainda de uma estratégia robusta, que precisa contemplar ações em tempo real e no pós-evento também.

Ainda que difícil, enfrentar uma crise pode ser uma experiência enriquecedora para muitas empresas. De acordo com o último estudo sobre crises da PWC, 20% dos entrevistados disseram que a crise teve um impacto positivo na organização. Isso significa que, com preparação e planejamento, é possível extrair lições valiosas desse tipo de episódio.

Fonte: Alice Sá - Sympla